מדוע חשוב להחתים לקוחות על הסכם שירות?

ניהול נכון של ההתקשרות עם הלקוחות שלכם הינו נדבך קריטי בהצלחה וברווחיות העסק. מדוע זה כל כך חשוב וכיצד עושים זאת נכון?

בעלי עסקים ממגוון רחב של תחומי עיסוק ומתן שירותים עושים בכל יום עסקאות עם ספקים ולקוחות ולא תמיד דואגים להסדיר את ההתקשרות ביניהם בהסכם כתוב וברור.

ישנן כמה סיבות לכך שבעלי עסקים לא תמיד דואגים להחתים את לקוחותיהם על הסכם או הזמנה בטרם מתן השירותים או המוצרים. במקרים רבים בעל העסק מעוניין לקדם את העסקה במהרה ורוצה לדלג על ה”סחבת” והבירוקרטיה הכרוכים בהחתמת הלקוח על הסכם, בעיקר כשמדובר בהחתמה מרחוק. במקרים אחרים בעלי עסקים שמספקים את השירותים שלהם באופן מיידי אינם רואים בחשיבות החתימה על הסכם מאחר והשירותים והתשלום מסופקים גב אל גב.

ומה קורה כשיש חוסר הסכמה בנוגע לשירותים או המוצרים?

במקרים בהם ישנה מחלוקת בין בעל העסק ללקוח באשר למתן השירותים, טיב המוצרים או היקף השירותים, הסכם חתום וברור שנחתם טרם מועד מתן השירותים נחוץ ומועיל מאוד. כאשר חותמים עם לקוחות על הסכם או הזמנה, חשוב מאוד לפרט ככל שניתן מהו היקף השירות שיינתן, מה הוא כולל ולא פחות חשוב – מה הוא אינו כולל.

נכון יהיה לומר, כי בבסיס ההתקשרות בין בעל עסק ללקוחותיו עומדים תחילה אמון הדדי ולעתים היכרות רבת שנים שחשיבותם גדולה ותורמת בהחלט ליחסים התקינים בין הצדדים. יהיו גם שיטענו שגם כאשר הסכם בין הצדדים, אין זו ערובה לכך שתשלום מלא יתקבל במועד המסוכם. הסתייגויות אלו לא סותרות את הצורך בהסכם כזה, שכן אפילו אם יש בטענות הנ”ל ממש, בטווח הארוך וכן במקרים הפרטניים שבהם קיימת מחלוקת, שני הצדדים מרוויחים מהסכם כתוב וברור.

הסכם ברור מוביל לשביעות רצון שני הצדדים

כאשר ההסכם או ההזמנה מגדירים באופן מדויק את היקף השירותים, תכולתם, מועדי האספקה ותנאי התשלום, ניתן לגשת לעבודה עצמה ב”ראש שקט”. כל אחד מן הצדדים יודע בדיוק מה יקבל ותמורת מה, על פי לוח זמנים ברור וסדור. בעלי עסקים שנוהגים להחתים לקוחות על הסכמים גם מדווחים כי בפועל בנוסף לכך שלקוחותיהם מרוצים יותר, הם גם מגיעים לפחות מחלוקות מכיוון שהדברים ברורים והועלו על הכתב. בנוסף מספרים אותם בעלי עסקים, כי במקרים רבים הם מספקים ללקוח יותר מאשר מה שהבטיחו. במקרים כאלה, כאשר ההסכם שנחתם מראש פירט את תכולת השירותים והיקפם, הלקוח מבין ומעריך את התוספת שקיבל ורואה בה כזו.

signing document on tablet
הכירו את שירות ההחתמה הדיגיטלית של iSign. להצטרפות לשבועיים ללא עלות הקליקו>>

איך מחתימים לקוחות על הסכם באופן פשוט ומהיר?

עד היום נהוג היה לחשוב שהדרך היחידה להחתים לקוחות על הסכמים או הזמנות מרחוק היא באמצעות פקס או הודעת דואר אלקטרוני אליה מצורף ההסכם. הלקוח מצידו נאלץ להטרטר בין הפקס למחשב למדפסת, לחתום, לסרוק ושוב לשלוח. תהליך זה לעתים מאט את קצב ההתקדמות של העסקה וגרוע מכך, לעתים אפילו גורם לבעל העסק להפסיד את העסקה. לאחר שהפרטים הוסדרו בין הצדדים בשיחה טלפונית או בכל דרך אחרת, על בעל העסק לשאוף לחתום על ההסכם מהר ככל שניתן על מנת לא לאבד את המומנטום ולקבע את הפרטים שהוסכמו במסמך חתום.

כאן נכנסת לתמונה מערכת החתמות דיגיטלית כגון iSign, שירות המאפשר לשלוח ללקוח את ההסכם ישירות לנייד, בהודעת דוא”ל או במסרון (SMS). הלקוח יכול לעבור על ההסכם ובסיום הקריאה לחתום ישירות על מסך הטלפון. התוצאה – ההסכם בין הצדדים נחתם ברגע, ללא בירוקרטיה וללא עיכובים. תהליך החתמה דיגיטלית על מסמכים הינו יעיל מאוד גם מבחינת הזמן המועט שלוקח לסגירת החוזה וגם מבחינת החיסכון הענק במשאבים. הפעולות שבעל עסק צריך לעשות בכדי לדאוג שההסכם ייחתם לעתים גובות זמן עבודה יקר, שניתן וכדאי להשקיע אותו בלקוחות ולא בניירת.

לסגור יותר עסקאות בפחות זמן ומשאבים

עסקים שכבר עובדים עם שירות החתמת המסמכים הדיגיטלית של iSign, מעידים כי השימוש במערכת גורם להם לסגור יותר עסקאות, שכן היא מאפשרת להם להחתים את הלקוח על ההסכם מיד בתום המשא ומתן עמו ומצמצמת את כמות המקרים שבהם הלקוח “התקרר” ובחר שלא להזמין מהם את השירות או המוצר. נוסף על כך ולא פחות חשוב הוא החיסכון בזמן ובמשאבים. מערכת iSign מצטרפת לטרנד הולך וגדל בשנים האחרונות של טכנולוגיה ירוקה המאפשרת ייעול תהליכים בעסק תוך הקטנת השימוש בנייר ובדיו.
הכירו את שירות ההחתמה הדיגיטלית של iSign. להצטרפות לשבועיים ללא עלות הקליקו>>

אהבתם את הכתבה? שתפו

שיתוף ב facebook
שיתוף בפייסבוק
שיתוף ב twitter
שיתוף בטוויטר
שיתוף ב whatsapp
שיתוף בווטסאפ
שיתוף ב email
שיתוף בדוא"ל

כתבות נוספות עבורך

עסקים

בעלי עסקים: הכלי שיסגור לכם יותר עסקאות

שגרת היום-יום בעסק גדושה במשימות שאינן ליבת העיסוק שלכם – טפסים, ניירת, שיחות טלפון ועוד המון בירוקרטיה שלעיתים גורמים לעיכוב או אפילו להפסד עסקה פוטנציאלית עם לקוח. כיצד להימנע מכך ולסגור את העסקאות ברגע? המשיכו לקרוא

לקריאה »